KELENVÖLGYI POLGÁROK KÖRE SZERVEZETI MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (Továbbiakban: SZMSZ)

A Kelenvölgyi Polgárok Köre (továbbiakban: KPK) közgyűlése az alapszabályában rögzített célok, feladatok végrehajtására az alábbi szabályokat, előírásokat, eljárásokat írja elő, nem ismételve az alapszabály (továbbiakban: ASZ.) rendelkezését, de zárójelek között utal arra (pl. ASZ. ...)

1. A KPK adatainak közlése, kapcsolattartás
   • 1.1 A KPK használatos iratait, dokumentumait egységes – de belső dokumentumok esetén nem kötelezően alkalmazandó – fejléc alkalmazásával teszi azonosíthatóvá, hitelessé. 1. sz. melléklet
   • 1.2. A KPK használatában lévő székházában az ott tartózkodó tagok, vendégek számára az ott elhelyezett PC, vagy saját eszközeik használatával lehetővé teszi az internethez való hozzáférést (WIFI-kód a hirdetőtáblán).
   • 1.3. „Kelenvölgyi Hírhozó” címmel a KPK a közelmúlt eseményeiről, az aktuális hónap programjairól és egyéb információkról internetes felületen, e-mail formájában ad rendszeres tájékoztatást (Google-csoport, amelyhez csatlakozni lehet (Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát.). A számítógépet nem használó, vagy internet-hozzáféréssel nem rendelkező tagok számára, kérésükre a hírhozó nyomtatva kerül továbbításra.
   • 1.4. A KPK vezetőségi tagjainak és működő csoportjainak, klubjai vezetőinek aktuális névsorát és elérhetőségét tartalmazza a 2. sz. melléklet.
2. A tagsági viszonnyal összefüggő eljárások szabályai (ASZ.5.4.)
   • 2.1. A tag a felvételét a BELÉPÉSI NYILATKOZAT kitöltésével kérheti 3. sz. melléklet
   • 2.2. A tagsági díját a tárgyévi beszámoló közgyűlésig meg nem fizető tag a közgyűlésen nem szavazhat.Ezt követően a Vezetőségtől kéthetes póthatáridővel felszólítást kap, amelynek eredménytelensége esetén tagsági viszonya a vezetőség döntésével, törléssel megszűnik. 4. sz. melléklet
   • 2.3. Az indok megjelölésével a tag kérheti tagsági viszonyának határozott-, vagy az indok megszűnéséig tartó határozatlan időre szóló szüneteltetését. A szüneteltetés időtartamára mentesül a tagsági díj megfizetésének kötelezettsége alól és jogait nem gyakorolhatja. Az indok megszűnését jelezve tagsági viszonya új belépési nyilatkozat aláírása nélkül helyreáll.
   • 2.4. A vezetőség a tag kizárásáról szóló döntéséről – az alapos ok megjelölését is tartalmazó - írásba foglalt értesítést kell a kizárt tag számára kézbesíteni.
   • 2.5. A kizárás felülbírálását a kizárt tag a soron lévő közgyűléstől kérheti, kérelmét írásban a vezetőséghez kell benyújtani, azt a vezetőség köteles a közgyűlés elé terjeszteni.Ebben az esetben a kizárás a közgyűlés döntésével lép hatályba.
3. A közgyűlés működése (ASZ.6.2.)
   • 3.1. A közgyűlés olyan napirendjére vonatkozó határozathozatalában nem vehet részt az a KPK tag, akinél a Ptk. hatályos rendelkezései szerinti összeférhetetlenség fennáll. Az előbbi összeférhetetlenségről a közgyűlést tájékoztatni kell.
   • 3.2. Közgyűlést levezető elnök főbb feladatai: 5. sz. melléklet
   • 3.3. A közgyűlés határozatai a határozatban megjelölt időponttól, annak hiányában a közgyűlést követő napon lépnek hatályba.
   • 3.4. Tisztségviselők jelölése és választása esetén követendő eljárás: 6. sz. melléklet
4. A vezetőség működése (ASZ.6.4)
   • 4.1. A vezetőség munkamegosztását, tagjainak rendszeres feladatait a megválasztásukat követő első vezetőségi ülésen az ügyvezető elnök javaslata alapján közös megegyezés szerint határozzák meg.
   • 4.2. A feladatmegosztást szokásos módon (a hirdetőtáblán és az 1.3. pont szerinti hírhozóban) kell közzétenni.
   • 4.3. A vezetőség valamely tagjának tartós akadályoztatása, vagy a funkcióról való lemondása esetén a vezetőség határozatával helyére a feladatot vállaló KPK tag vonható be szavazati joggal a soron következő közgyűlésen való megválasztásáig. Az így időközben bevont tagok száma legfeljebb 3 fő lehet.
   • 4.4. A vezetőségi ülések tartalmáról, határozatairól összefoglaló emlékeztetőt kell készíteni és azokat 5 éves időtartamra meg kell őrizni.
5. Számvizsgáló Bizottság (ASZ.6.5.)
   • 5.1. A Számvizsgáló Bizottság vezetőből és két tagból áll, vezetőjének az a KPK tag (természetes személy) jelölhető és választható, aki megfelelő szakmai képesítéssel és gyakorlattal rendelkezik.
   • 5.2. A Számvizsgáló Bizottság munkáját folyamatosan végzi és évente legalább egyszer ülésezik. Ügyrendjét maga állapítja meg.
6. A KPK vagyona és gazdálkodása (ASZ.7. §)
   • 6.1. A KPK vagyonkezelésére és gazdálkodására vonatkozó eljárások szabályai és az e feladatkör ellátásához szükséges dokumentumok, nyilvántartások a jelen SZMSZ mellékleteit képezik:
     KPK Számviteli Politikája 7. sz. melléklet
     Pénzkezelési szabályzat 8. sz. melléklet
     Selejtezési jegyzőkőnyv (minta) 9. sz. melléklet
7. A KPK által használt székház működésének rendje (ASZ. 3.1.)
   • A KPK székház használatának szabályait az alábbi dokumentumok és nyilvántartások rögzítik:
     A székház házirendje (a székházban kifüggesztendő). 10. sz. melléklet
     A székház rendszeres-, vagy eseti igénybevételének feltételei: A székház használatának időpontját, használatának módját és feltételeit a KPK ügyvezető elnökével kell egyeztetni.
     Kulcsnyilvántartás 12. sz. melléklet
     Zárási – nyitási napló 13. sz. melléklet
8. Záró rendelkezések
   • A melléletekben felsorolt nyilvántartásokat a naptári év folyamán rendszeresen, - szükség szerint naprakészen – kell vezetni.
   • A tagnyilvántartást, a pénz- és tárgyi eszközök állományát (Ellenőrző leltár) az évi rendes (beszámoló) közgyűlést megelőzően, december 31.-i állapotnak megfelelően kell számba venni.
   • Öt évente (vagy közbenső) a vezetőség választással összhangban ún. Átadás-átvételi (teljes leltár) leltározást le kell folytatni. Leltározás minta

Jelen SZMSZ és mellékletei az év folyamán rendszeresen aktualizálhatók, kivéve az 5., 6., 7., 8., 9 . mellékleteket, melyek csak a közgyűlés jóváhagyásával változtathatók. A változásokról az évi rendes közgyűlésnek - tudomásulvételre – tájékoztatást kell adni.

Adatkezelési tájékoztató